Aneb co potřebujete vědět o datových schránkách.
Datové schránky představují elektronické úložiště. Toto úložiště je určeno k doručování a přijímání úředních dokumentů, jako je rozhodnutí, výzvy apod. od orgánů veřejné moci nebo vůči nim. Datové schránky jsou zřizovány a spravovány Ministerstvem vnitra České republiky. Tento informační systém však může být provozován také jiným orgánem, např. držitelem poštovní licence.
K čemu slouží datové schránky?
Datové schránky nahrazují tzv. klasický způsob doručování v listinné podobě, respektive doporučené dopisy s pruhem. Dnes je zrovnoprávněná papírová a elektronická verze dokumentu. Hlavním cílem je komunikace s orgány veřejné správy, a to zdarma, rychleji, spolehlivěji a celkově tedy i efektivněji. Datové schránky zrychlují jednotlivá řízení díky tzv. institutu doručené zásilky, to znamená, že každá zásilka vložená do datové schránky je časově limitována deseti dny. Po uplynutí této lhůty je pak zásilka považována za vyzvednutou, tzv. fikce doručení. Přes datovou schránku je tedy možné odesílat a přijímat zprávy, zjišťovat stavy odeslaných zpráv, přijímat doklady o dodání a doručení či ověřovat, zda má adresát datovou schránku. Subjekt, který je vlastníkem dané datové schránky, do ní může mít přístup kdykoliv a odkudkoliv. Tento systém pracuje na obdobném principu jako je internetové bankovnictví.
Komunikace datovou schránkou představuje komunikaci s celým úřadem, nikoli s jednotlivými úředníky. Na jeden úřad připadá jedna datová schránka. Datové schránky však nejsou pouze mezi soukromými osobami a veřejnou správou, ale také mezi soukromými subjekty navzájem. Podmínkou je jen souhlas příjemce, aby mu soukromé subjekty doručovaly tímto způsobem. Většinou se jedná o zasílání faktur či jiných žádostí o zaplacení.
Z výše uvedeného vyplývá, že je tedy povinností ze zákona mít datovou schránku pro všechny orgány veřejné moci a pro právnické osoby, které jsou zapsané v obchodním rejstříku. Dále je povinností zřídit tento informační systém také pro advokáty, daňové poradce a insolvenční správce. Ostatní si mohou datovou schránku zřídit dobrovolně a případně ji i kdykoliv znepřístupnit. Pokud je tedy např. osoba, která má zřízenou datovou schránku jako fyzická osoba a zároveň jako fyzická osoba podnikající, musí orgány veřejné správy věnovat této informaci pozornost. Pokud se totiž vede např. správní řízení s tímto subjektem, avšak jako s fyzickou osobou podnikatelem, nelze mu oznámení o zahájení správního řízení oznámit prostřednictvím datové schránky pouze jako fyzické osobě.
Pro zřízení se musí splnit náležitosti stanovené Ministerstvem vnitra. Ministerstvo vnitra následně zřídí datovou schránku do tří pracovních dnů ode dne podání žádosti. Ministerstvo poté zašle přístupové údaje k datové schránce do vlastních rukou žadatele. Datová schránka je aktualizována prvním přihlášením uživatele. Pokud se uživatel nepřihlásí, pak patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů. K přístupu do datové schránky je oprávněna pouze ta osoba, které byla datová schránka zřízena nebo osoba pověřená.
Zrušení datové schránky
Datové schránky se dají i zrušit. Ministerstvo zruší datovou schránku fyzické osoby po uplynutí tří let ode dne úmrtí fyzické osoby, případně po prohlášení za mrtvého. Fyzické podnikající osobě zruší Ministerstvo vnitra datovou schránku též po třech letech ale od výmazu ze zákonem stanovené evidence. Právnické osobě se zruší datová schránka opět po třech letech od zániku právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Po zrušení datových stránek ministerstvo vnitra zneplatní přístupové údaje.